Yrityksissä ja yhteisöissä visuaalista ilmettä hallitaan johdonmukaisesti graafisessa ohjeistossa (tai ilmeen ohjeistossa) määritellyillä elementeillä: harkitulla värimaailmalla, typografialla, kuvatyylin määrityksellä jne. Tarkoitus on, että kaikki – sekä talon sisällä että ulkopuolella – viestivät yhdenmukaisella ilmeellä kaikissa medioissa. Yhdenmukaisuus sisällössä ja ulkoasussa parantavat sanoman perille menoa ja helpottaa eri sidosryhmiä tunnistamaan yrityksen viestit.

Enemmän kuin pelkkä pikkumusta
Tavoitteena ei ole pelkästään näyttää esteettisesti hyvältä. Yrityksen ilmeen tavoitteiksi voidaan määritellä erilaisia asioita, mm: kuvastaa asiantuntijuutta, vahvistaa brandia – ja joskus ilmeen tavoitteena saattaa olla vaikkapa arvovallan kasvattaminen suhteessa kilpailijoihin. Joka tapauksessa tavoitteet ja toiminnallisuus määrittelevät ilmeen, sitä ei rakennetta henkilökohtaisten mieltymysten perusteella, kuten "mä niin tykkään oranssista väristä".

Tämän päivän kuvallistuneessa maailmassa ilmeeltä odotetaan myös esteettisiä kokemuksia. Taitavasti hallittuna se antaa yritykselle kilpailuetua myynnissä, markkinoinnissa ja jopa rekrytoinnissa: harkittu ilme herättää luottamusta ja houkuttelee ammattitaitoisia tekijöitä puoleensa. Harkittu ei kuitenkaan tarkoita tylsää: ei pidä pelätä särmää ja häiriötä ilmeessä, jos se tukee yrityksen tavoitteita!

Pukukoodi
Graafista ohjeistoa/ilmeen ohjetta voisi sitten kai kutsua pukukoodiksi, jos ajatellaan ilmettä yrityksen vaatteena. Ohjeistossa voidaan määritellä hyvinkin laajasti erilaisia asioita yrityksen toimialasta riippuen. Minimissään se voi olla yksi A4, jossa lyhyesti kuvataan miten logoa käytetään, maksimia ei varmaan olekaan: enimmillään ilmettä voi ohjata vaikkapa satasivuinen brändiraamattu!

Ohjeisto kuvaa elementit (esim. merkki, organisaation virallinen nimi ja sen mahdolliset kieliversiot, slogan, fontit, sähköpostin allekirjoitus, pää- ja lisävärit, graafinen elementti, kuvitus..) sekä miten ja missä niitä käytetään. Ohjeistossa voidaan havainnollistaa miten elementtejä käytetään mm. julkaisusarjoissa, esitteissä, PowerPoint-esityksissä, nettisivuilla, käyntikorteissa, lomakkeissa, kutsuissa, kirjeissä, messu- ja tapahtumamateriaaleissa, työvaatteissa, työkoneissa, toimitiloissa, pakkauksissa sekä pr- ja sp-materiaaleissa: kasseissa, paidoissa ym. oheistuotteissa jne. jne.

Ohjeisto helpottaa käytännön työtä ja sen kautta pitää ilmeen lisäksi myös kustannukset kurissa. Työaikaa säästyy, kun ei tarvitse ryhtyä arpomaan kirjasintyyppejä tai valikoimaan juuri niitä kivoja värejä – joista joku toinen ei sitten pidäkään.

Ohjeiston laatimiseen kannattaa panostaa!

Osallistuin eilen Hanken BisMan (Student Association for Hanken Business and Management)
järjestämään seminaariin, jonka aiheena oli Building Your Personal Brand. Seminaarin pääpuhuja, Mr. Bruce Oreck, painotti puheessaan erityisesti visuaalisuuden ja emootion merkitystä. Juuri sitä, miten ihminen hahmottaa (ja muistaa!) asiat parhaiten kun viestiin sisältyy kuvallinen sanoma. NO to data dump - YES to a story!

"Voisitsä lähettää teidän logotiedoston nettisivuja varten?!"
Normitilanne missä tahansa konttorilla. Ensimmäinen kysymys on tietysti, että missäs ne ovat? Ja kun ne löytyvät, onkin jo seuraava haaste käsillä: Mikä näistä???

Tässä pikakatsaus yleisimpiin käyttötarpeisiin ja niihin soveltuvista tiedostomuodoista:

JULKAISUKÄYTTÖ
Lehti-ilmoitukset, painetut esitteet, mainokset, rollupit ym painolaitoksessa tuotettavat materiaalit
Tiedostomuoto: pdf, eps, tif (hir-res)
Värillisyys: CMYK (harvemmin myös PMS)

Julkaisukäyttöön tarkoitetut tiedostot ovat ns. korkearesoluutioisia (hi-res) tiedostoja. Tiedoston nimessä siihen saattaa viitata merkintä: ”300dpi”. Paperilla julkaistava tiedosto on aina cmyk (neliväri)-muodossa.

TOIMISTOKÄYTTÖ (OFFICE)
Office-ympäristössä tuotettavat materiaalit, kuten PowerPoint-esitykset, Word-tiedostot ja sisäiset lomakkeet
Tiedostomuodot: jpg, png, pdf (Huom! vanhemmissa PP:ssa ei ole pdf-tukea!)
Värillisyys: RGB

WWW
Tiedostomuoto: jpg, png  
Värillisyys: RGB

Toimisto- ja nettikäyttöön tarkoitetut tiedostot ovat ns. matalaresoluutioisia (low-res) tiedostoja. Tiedoston nimessä siihen saattaa viitata merkintä: ”72dpi”. Office-ohjelmat on optimoitu näyttämään RGB-muotoisia kuva-aineistoja. Kaikki näytöt ovat RGB-laitteita.

HUOM! Graafisilla ohjelmilla tuotetut tiedostomuodot eivät avaudu Office-ohjelmissa vaan tiedostot sijoitetaan dokumenttiin ohjelman sijoita (tai place)-komennolla.